FAQ

Allgemeine Fragen zu KiTaPLUS

Was ist KiTaPLUS?

KiTaPLUS ist eine professionelle Planungs- und Verwaltungssoftware für Kindertageseinrichtungen, welche in Zusammenarbeit mit den fünf Bistümern aus Nordrhein-Westfalen entstanden ist und von den ca. 2.600 katholischen KiTas genutzt wird. KiTaPLUS ist webbasiert und wird über einen Browser (kostenlose Internetzugangsprogramme, wie z.B. der Internet Explorer) genutzt – die gesonderte Installation auf einem PC ist nicht notwendig. So ist es möglich, dass von verschiedenen Orten und von unterschiedlichen Benutzern der Einrichtungen und des Trägers auf KiTaPLUS zugegriffen werden kann. Auf diese Weise unterstützt KiTaPLUS Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Einrichtungen bei ihrer alltäglichen Arbeit, aber auch Träger und ggf. zentrale Verwaltungsstellen bei der Erledigung ihrer Trägeraufgaben und vernetzt alle Beteiligten in einem System.

Welche Funktionen besitzt KiTaPLUS? Warum lohnt es sich, KiTaPLUS einzusetzen?

KiTaPLUS verfügt über alle Funktionen, die von einer professionellen KiTa-Software erwartet werden, wie z.B. die Pflege der Stammdaten von Kindern und Eltern, die Gruppenbelegungsplanung, die Verwaltung des Personals bis zur Erstellung der Personalbögen für die Landesjugendämter, Erstellung von Dienstplanvorlagen einschl. der Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, die Erstellung von Berichten und Statistiken (Monatsmeldungen KiBiz.web, Meldebogenstatistik, Statistik der Kinder- und Jugendhilfe etc.) oder die Verwaltung der Barkasse und die Abrechnung von Essengeldern. Sämtliche Funktionen basieren auf sorgfältigen Analysen der Aufgabenstellungen der Planung und Verwaltung in Kindertageseinrichtungen, welche in Zusammenarbeit mit Einrichtungsleitungen, Trägervertretern und Fachberatern erarbeitet wurden. Dabei wurde auch besonders auf die Erfüllung aller gesetzlicher Vorgaben, wie z.B. für die Erstellung amtlicher Statistiken und für die Abgabe von regelmäßigen oder anlassbezogenen Berichten, geachtet.

Welche Sicherheitsvorkehrungen für die Verarbeitung von schutzwürdigen Daten in KiTaPLUS wurden getroffen?

Je stärker die Zusammenarbeit in und rund um Kindertageseinrichtungen verbessert wird, desto notwendiger ist es, vertrauenswürdige Daten besonders vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dabei stehen vor allem die besonders schutzwürdigen Daten, wie z.B. Daten über Erkrankungen eines Kindes im Fokus. Bisher kam dieser Aspekt häufig zu kurz: Nicht selten fehlt es an dem notwendigen Schutz. Bleibt bspw. ein PC einer Einrichtung unbeaufsichtigt oder wird er gar im Zuge eines Einbruchs gestohlen, besteht neben dem vollständigen Datenverlust auch ein erhebliches Risiko des unbefugten Datenzugriffs.

Mit KiTaPLUS wird ein hoher, technisch realisierbarer Sicherheitsstandard für die Eingabe, Verarbeitung und Auswertung von Daten eingeführt. Die Vernetzung der verschiedenen Akteure der KiTa-Verwaltung und -Planung erfolgt über einen „Server“ auf dem KiTaPLUS „gehostet“ wird. D.h. dass alle Anwender von KiTaPLUS auf ein und dieselben Daten zugreifen können. Ein sehr fein definiertes Rollen- und Berechtigungskonzept legt dabei fest, wer welche Daten einsehen oder eingeben und ändern darf. D.h., dass von jedem Nutzer von KitaPLUS nur diejenigen Daten nutzbar sind, die auch heute schon im Rahmen seiner jeweiligen Berichtspflichten, allgemeinen Verwaltungsarbeiten und Planungen verfügbar sind. Eine darüber hinausgehende Dateneinsicht ist nicht möglich.

Welcher Browser ist für eine optimale Nutzung von KiTaPLUS erforderlich?

Um auch die Einbeziehung moderner Webtechnologien nutzen zu können, werden folgende Browser in den beiden aktuellsten Versionen unterstützt:

• Internet Explorer
• Firefox
• Google Chrome

Welches Betriebssystem wird von KiTaPLUS unterstützt?
Es werden folgende Betriebssysteme unterstützt:

• Windows XP
• Windows Vista
• Windows 7
• Linux
• Mac OS

Ich habe Fragen zu KiTaPLUS – an wen kann ich mich wenden?

Im Bereich „Service“ dieser Homepage stehen umfangreiche Informationsmaterialien zu KiTaPLUS zum Download bereit. Sollten Sie den Erwerb einer Nutzungslizenz von KiTaPLUS in Erwägung ziehen, erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot – bitte nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf.

Befindet sich KiTaPLUS in der Echtanwendung, unterstützt Sie neben einem ausführlichen Hilfebereich in der Anwendung mit aktuellem Handbuch und Schulungsunterlagen sowie Schulungsfilmen zur Software auch eine zentrale Service-Hotline zu KiTaPLUS, in der unsere Mitarbeiter(innen) täglich für Ihre Fragestellungen und Anregungen zur Verfügung stehen.

 

 

 

Fachliche Fragen zu KiTaPLUS

Fragen zur Nutzung von KiTaPLUS Wie kann ich die Einrichtungsstammdaten pflegen?

Die Einrichtungsstammdaten finden Sie unter „Einrichtung“ -> „Einrichtungsstammdaten“. Die Bereiche „Adressdaten“ und „Kontodaten“ im Reiter „Adresse und Kontakt“ sowie der Bereich „Aktenzeichen und Kennzeichen“ im Reiter „Merkmale“ werden vom zuständigen Träger bzw. Verwaltungsträger gepflegt. Die Administration der Daten im Reiter „Zuordnung“ erfolgt automatisch, hier können Sie keine Eingaben tätigen. Bei fehlerhaften Darstellungen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Ansprechpartner oder die Service-Hotline.

Kann ich über KiTaPLUS einen Antrag auf Betriebserlaubnis stellen?

Über „Einrichtung“ -> „Einrichtungsstammdaten“ können Sie auf den Reiter „Betriebserlaubnis“ zugreifen. Dort können Sie einen neuen Antrag auf Betriebserlaubnis (zum Stichtag) stellen und bereits über KiTaPLUS erzeugte Anträge einsehen bzw. bearbeiten.

Wo kann ich die Schließtage meiner Einrichtung angeben?

Über „Einrichtung“ -> „Einrichtungsstammdaten“ können Sie auf den Reiter „Öffnungszeiten“ zugreifen. Dort können Sie zum einen die Öffnungszeiten erfassen und zum Anderen die Schließtage Ihrer Einrichtung eingeben. Die gesetzlichen Feiertage in NRW sind hier bereits vorausgefüllt.

Wie lege ich eine neue pädagogische Gruppe an?

Pädagogische Gruppen werden im Bereich Gruppenadministration angelegt. Pflichtangaben sind der Name der Gruppe, das Startdatum sowie die Angabe der Laufzeit der Gruppe (laufend oder Angabe des Enddatums bei befristeten Gruppen). Bitte füllen Sie das Stammdatenblatt der Gruppe möglichst vollständig aus, da diese Angaben zur Erstellung von Statistiken und der Betriebserlaubnis verwendet werden.

Wie kann ich eine Änderung der Gruppendaten eingeben?

Im Bereich Gruppenübersicht -> Gruppenadministration finden Sie hinter den Gruppen drei Symbole. Durch Anklicken des dritten Symbols (Plus-Zeichen) kommen Sie in die Maske „Gruppenänderung anlegen“. Hier können Sie ab einem Gültigkeitstermin wesentliche Änderungen der Gruppenstammdaten erfassen – diese werden von KiTaPLUS automatisch nach Gültigkeit korrekt in den statistischen Angaben oder im Bereich Betriebserlaubnis berücksichtigt.

Wann gebe ich eine Änderung der Gruppendaten ein?

Innerhalb der Gruppenlaufzeit ist es möglich, Änderungen zur Gruppenart, Platzstruktur und den Angaben zum Meldebogen zu erfassen ohne dafür eine vollständig neue Gruppe anlegen zu müssen. Eine Änderung der Daten ist ab einem bestimmten Monat für die weitere Laufzeit der Gruppe gültig. Diese Änderungen können durch eine weitere Änderung (je nach Gültigkeit teilweise) überschrieben oder gelöscht werden. Die Zuordnung von Kindern und Personal zur Gruppe wird bei der Änderung von Gruppenstammdaten nicht beeinflusst.

Wie lege ich eine Gruppe mit Änderungen in der Gruppenstruktur in den letzten Jahren an?

Änderungen an der Gruppe bezüglich der Platzstruktur werden über Gruppenänderungen angelegt. Bei der erstmaligen Anlage der Gruppe in KiTaPLUS sollte daher das reguläre Startdatum angegeben und die aktuell gültigen Gruppeninformationen gegebenenfalls über eine Änderung der Gruppenmerkmale eingepflegt werden. Für den reibungslosen Betrieb von KiTaPLUS ist es allerdings nicht erforderlich, die Änderungen der Platzstruktur der Vergangenheit im System nachzubilden.

Gibt es eine Möglichkeit Kinderdaten zu importieren?

Ein Import von Kinderdaten in das Programm ist vorgesehen, hierzu besteht eine dauerhafte Schnittstelle, welche über eine standardisierte Exceldatei bedient werden kann.

Nach dem Datenimport habe ich ein Kind doppelt in der Warteliste, wie kann ich das Kind löschen?

Klicken Sie das Kind in der Warteliste an, die Zeile wird dann grün markiert. Danach können Sie über den Button „Kind von der Warteliste löschen“ in der Kopfzeile der Tabelle, das Kind löschen.

Wie kann ich die Anmeldebestätigung aufrufen?

Um eine Anmeldebestätigung aufzurufen, wählen Sie das Kind in der Warteliste aus. Sobald das Kind „grün markiert“ ist, klicken sie den Button „Anmeldbestätigung“ an. Dadurch öffnet sich die ausgefüllte Anmeldebestätigung im Excel-Format.

Wie nehme ich ein Kind aus der Warteliste in die Betreuung auf?

Wählen sie das betreffende Kind in der Warteliste aus, klicken unter Bearbeiten auf „Kinderstammdaten“ und gehe dann auf den Reiter „Betreuung und Vertrag“. Dort müssen Sie das Aufnahmedatum des Kindes eintragen und speichern. Danach können Sie im Bereich „Betreuungsübersicht“ eine Betreuungsinformation anlegen. Damit wird das Kind automatisch „in Betreuung“ übernommen und befindet sich nicht mehr auf der Warteliste.

Wie kann ich den Betreuungsvertrag aufrufen?

Der Erstellung eines Betreuungsvertrags ist möglich, nachdem eine Betreuungsinformation angelegt wurde. Um den Betreuungsvertrag zu erstellen, wählen Sie die gewünschte Betreuungsinformation durch Anklicken aus. Sobald die Betreuungsinformation „grün markiert“ ist, klicken sie den Button „Betreuungsvertrag“ an. Dadurch öffnet sich automatisch der ausgefüllte Betreuungsvertrag zum Kind.

Wie lege ich die Betreuungsinformation bei einem U3-Kind an?

Hat ein Kind bei der Aufnahme in die Einrichtung noch einen U3-Status, erkennt das Programm dies und setzt bei der ersten Betreuungsinformation unter „Informationen für KiBiZ“ den Haken bei „Kind U3-gefördert“. Diese erste Betreuungsinformation endet in dem Monat in dem der U3-Status des Kindes endet. Ab diesem Zeitpunkt muss eine zweite Betreuungsinformation mit dem Förderstatus 3 - 6 und der passenden Gruppenform angelegt werden.

Welche Kinder erscheinen in der Liste „Fehlende Betreuungsinformation“?

In diesem Bereich werden alle Kinder aufgeführt, bei denen die eingetragenen Betreuungsinformationen nicht den gesamten Aufenthalt des Kindes in Ihrer Einrichtung (zwischen Aufnahme- und Entlassdatum) abdecken. In der Spalte „Fehlende Betreuungszeit“ bekommen Sie den Zeitpunkt, ab dem eine Betreuungsinformation fehlt, angezeigt. Für Auswertungen und Statistiken sowie viele weitere Funktionalitäten von KiTaPLUS ist eine möglichst vollständige Pflege der Betreuungsinformationen sehr wichtig – daher sollte diese Liste möglichst keine Einträge enthalten.

In der Liste „Kinder in Betreuung“ stehen mehr Kinder, als in der Gruppenübersicht, woran kann das liegen?

Unterschiede in den beiden Listen entstehen immer dann, wenn Kinder innerhalb eines Kindergartenjahres ausscheiden. Die Gruppenübersicht zeigt alle Kinder an, welche im aktuellen Monat in Betreuung sind. Die Gesamtliste Kinder in Betreuung ist auf das Kindergartenjahr bezogen, d.h. jedes Kind welches innerhalb des angezeigten KGJ einen Betreuungsvertrag hatte, wird dort geführt. Im Folgejahr verschwindet das Kind dann automatisch von dieser Liste.