Benutzer- und Rollenvielfalt der Anwendung

Der Software KiTaPLUS liegt ein detailliertes Rollen- und Rechtekonzept zu Grunde, welches die Bedürfnisse unterschiedlicher Akteure berücksichtigt und gleichzeitig den Erfordernissen des Datenschutzes Rechnung trägt. Die einzelnen Institutionen wie Einrichtungen, Träger, Verwaltungsträger bzw. zentrale Verwaltungsstellen sowie ggf. Fachberater und der Spitzenverband verfügen über unterschiedliche Rollen in der Software. Darüber hinaus gibt es für jede Institution verschiedene Rollen jeweils mit spezifischen Rechten (Sicht-, Schreib- und/ oder Leserechten). Aufgrund der Rollenvielfalt von KiTaPLUS lassen sich so unterschiedliche strukturelle Gegebenheiten und Arbeitsweisen in einem Arbeitsprozess abbilden. Nur über diese Felxibilität lässt sich sicherstellen, dass mit KiTaPLUS alle beteiligten Mitarbeiter mit Ihren jeweiligen Aufgaben in einem integrierten Gesamtsystem ohne Medienbrüche zusammenarbeiten können.

 

 

Die Rechtestruktur ist grundsätzlich auf den jeweiligen Handlungsbereich der genannten Institutionen eingeschränkt. So erhält bspw. die Einrichtung ausschließlich rollenbezogene Rechte für die eigene Einrichtung, ein Träger erhält rollenbezogene Rechte für alle dem Träger zugeordneten Einrichtungen. Rollenbezogene Rechte eines Verwaltungsträgers beziehen sich immer auf alle zugeordneten Träger und deren Einrichtungen. Für große Trägerorganisationen stehen – soweit dies gewünscht wird – auch übergreifende rollenbezogene Rechte für Fachberater oder Mitarbeiter eines Spitzenverbandes über alle zugeordneten Einrichtungen und Träger zur Verfügung.

 

Die folgenden Ausführungen geben die grobe Struktur des Rollen- und Rechtekonzeptes wider, um ein erstes übergreifendes Verständnis der allgemeinen Wirkweise der Software zu vermitteln.

 

Einrichtungen

Bezogen auf die einzelne Einrichtung können Benutzern einer Einrichtung folgende Rollen zugewiesen werden:

• Einrichtungsleitung: Für Einrichtungsbelange umfassende Lese- und Schreibrechte in allen Programmbereichen.
• Einrichtungsmitarbeiter/in: Lese- und Schreibrechte für operative Tätigkeiten des Tagesgeschäftes in der Einrichtung (keine bzw. eingeschränkte Schreibrechte in definierten Programmbereichen).
• Einrichtungsmitarbeiter/in lesend: Diese Rolle hat lesenden Zugriff auf die Daten der Einrichtung.

Zusätzlich ist eine Rolle Verbundleitung verfügbar, welche für mehrere Einrichtungen die Einrichtungsleitungsfunktion sowie diesbezügliche Trägeraufgaben wahrnehmen kann.

Träger
Bezogen auf den einzelnen Träger sind folgende Rollen entwickelt:

• Träger Fachverantwortung: Schreibrechte für Verwaltungsaufgaben des Trägers und umfassende Leserechte für Verwaltungserfordernisse des Trägers sowie die Möglichkeit, weitere Nutzer auf Ebene des Trägers und der Einrichtung (inkl. Verbundleitung im Trägerbereich) anzulegen.
• Mitarbeiter/in schreibend: Schreibrechte für Verwaltungsaufgaben des Trägers, umfassende Leserechte für Verwaltungserfordernisse des Trägers. Möglichkeit die Benutzer der Einrichtung (inkl. Verbundleitung im Trägerbereich) zu verwalten.
• Mitarbeiter/in lesend: Leserechte für Verwaltungserfordernisse des Trägers.

Zusätzlich wurde die Rolle "Ehrenamtlicher Trägervertreter" eingeführt, die im Umfang die gleichen Rechte wie die Rolle Mitarbeiter lesend besitzt. Eine Einschränkung der Rechte ergibt sich im Bereich Personal (kein Zugriff auf die Personaldaten).

 

 

Verwaltungsträger

Bezogen auf den einzelnen Verwaltungsträger sind folgende Rollen entwickelt:

• Verwaltungsträger Fachverantwortung: Schreibrechte für alle definierten Verwaltungsaufgaben des Trägers und umfassende Leserechte für die Verwaltungserfordernisse des Verwaltungsträgers. Weiterhin hat die Rolle die Möglichkeit, weitere Benutzer auf Ebene des Verwaltungsträgers, auf der Ebene des Trägers und der Ebene der verwalteten Einrichtungen (inkl. Verbundleitung im Verwaltungsträgerbereich) anzulegen.
• Mitarbeiter/in schreibend: Schreibrechte für alle definierten Verwaltungsaufgaben des Verwaltungsträgers und umfassende Leserechte für die Verwaltungserfordernisse des Verwaltungsträgers. Weiterhin hat die Rolle die Möglichkeit, weitere Benutzer auf Ebene des Verwaltungsträgers und der Ebene der verwalteten Einrichtungen (inkl. Verbundleitung im Verwaltungsträgerbereich) anzulegen.
• Mitarbeiter/in schreibend – Finanzen: Schreibrechte für die definierten Verwaltungsaufgaben des Verwaltungsträgers „eingeschränkt auf den Bereich Finanzen“ und umfassende Leserechte für die Verwaltungserfordernisse des Verwaltungsträgers.
• Mitarbeiter/in lesend: Umfassende Leserechte für die Verwaltungserfordernisse des Verwaltungsträgers.
• Zusätzlich wurde eine Rolle Verwaltungsreferent eingeführt. Ein Verwaltungsreferent ist nur für ausgewählte Träger des Verwaltungsträgers zuständig. Die Rechte entsprechen im Umfang der Rolle Mitarbeiter schreibend, die aber bezogen nur auf die dem Verwaltungsreferent freigeschalteten Träger des Verwaltungsträgers angewendet werden.

Spitzenverband
Für einen Spitzenverband sind folgende Rollen eingerichtet:

• Spitzenverband Fachverantwortung: Schreibrechte für die Ausprägungen der Merkmale z.B. „Pastoralverbund/Seelsorgebereich“, „Gemeinde“, „Fachberatung“ sowie Aktenzeichen z.B. des Bistums auf Ebene der einzelnen Einrichtungen. Ferner haben diese Nutzer die Möglichkeit, zentral Nachrichten in das System einzustellen. Diese Rolle kann weitere Benutzer auf Ebene des Bistums und der Fachberatung anlegen.
• Spitzenverband lesend: Leserechte für bestimmte Daten der Einrichtungen und Träger, welche für Auswertungen und Berichte notwendig sind.
• Administrator: Schreibenden Zugriff auf die Bereiche Benutzer- und Stammdatenverwaltung, falls eine zentrale Administration gewünscht
• Fachberatung lesend: Bezogen auf die einem Bistum zugehörigen Träger und Einrichtungen erhält die bistumsbezogene Fachberatung eine lesende Rolle über alle Einrichtungen im Bistumsbereich.

Welche Lese- und Schreibrechte den Rollen im Einzelnen bezogen auf die unterschiedlichen Funktionalitäten/ Formulare der Software gewährt werden, kann detailliert dem in der Software hinterlegtem Rechte- und Rollenkonzept entnommen werden.

 

Die nachfolgende Abbildung zeigt einen kleine Teilausschnitt aus dem umfassenden Rollenkonzept zur Visualisierung der Systematik.